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独立したいがちょっと自信が無いならバーチャルオフィスからスタート [BPR]
バーチャルオフィスを使って仕事をする時のデメリットとバーチャルオフィスがバレる時の注意点や対処法
これから会社を辞めて起業して新規法人設立を予定している方や副業をはじめようとしている方は、オフィスを借りるよりも格段に安くビジネス用に住所利用できて、法人登記の住所としても利用可能なバーチャルオフィスのような、サービスオフィスの活用を検討されている方も多いと思います。
バーチャルオフィスはメリットも当然多いですが、デメリットもあります。ここではそのデメリットやバーチャルオフィスを使っていることがバレてしまった場合の注意点や対処法などについて説明します。
メリットとデメリットの両方をしっかりと比較して、ご自身のビジネススタイル＆ライフスタイルに沿ったバーチャルオフィス活用についてご検討ください。
バーチャルオフィスとは？
そもそもバーチャルオフィスとは起業家やフリーランサーに向けた最低限のオフィス機能を持つサービスオフィスです。
事業をはじめたばかりで収入が安定していない、ランニングコストや事業投資に費用がかかるなど、資金に限りがある起業家や個人事業主にとって普通の賃貸オフィスを借りることは資金的にも精神的にも容易ではありません。何ヶ月分も必要な保証金や敷金、返済されることのない礼金、不動産仲介業者への手数料、オフィス家具や備品の費用、そしてパソコンや電話などの通信用機器など、あっという間に初期費用として100万円以上はかかってしまいます。
しかし、バーチャルオフィスでは通常のオフィスとは違い「業務用（執務用）スペースがないため」に、実際にオフィスを借りる何分の一の格安のコストで最低限のサービスオフィス機能をそろえることができるのです。
ちなみに最低限のオフィス機能とは、本店所在地として法人登記ができて郵便物や宅配便が届いても受け取り、保管、転送が可能な住所、コールセンターの秘書が最低限の留守番代わりの電話応対してくれる電話秘書代行サービス、そして、必要に応じて利用できる会員専用のレンタル会議室などのことです。
それらの大きく分けて住所、電話、会議室（スペース）があれば最低限の仕事に必要な機能はそろってしまうと思いませんか？
また、バーチャルオフィス運営会社によって来客対応不可のところもありますが、ワンストップビジネスセンターには専門のスタッフがいるので会員様が不在でも代わりに郵便を受け取ってくれたり、会員様宛の急な来客にも対応させて頂きます。毎月何万も払って留守番用のスタッフをご自身で雇用したり、自宅兼オフィスにして留守番をお願いするようなご家族に面倒をかけてしまう必要はありません。
上記でご説明した最低限のオフィス機能のサービスが月額数千円程度で受けることができるので、いまはノマド的なフリーランサーだけではなく、様々な業種の方や老若男女の方々がバーチャルオフィスを利用しています。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
ここでバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いついて説明しておきます。バーチャルオフィスとレンタルオフィスの一番の大きな違いは「自分（会社）専用のスペースがあるか？ないか？」の違いになります。レンタルオフィスも千差万別ありますが、わかりやすい例えですと、インターネットカフェを想像してみていただければと思います。ネットカフェでは自分専用のスペースが用意されていて、そこで仕事をすることができますよね。
レンタルオフィスは自分専用のスペースを確保する分、当然、毎月にかかる月額利用料（家賃的なコスト）がバーチャルオフィスの月額料金よりも何倍も高くなります。また、レンタルオフィスはクライアントに全国の都心一等地の住所を提供することでブランディングの一環にもなっているため、駅近のビルなどに入居しており、家賃が高く、その家賃が高いが上乗せされ、月額利用料に反映されています。
バーチャルオフィスもレンタルオフィスと似てはいますが、専用の業務スペースのご提供がないため、月額利用料に違いがでてくるわけです。毎日個別デスクが用意されているワークスペースが必要なのか、それとも自宅やカフェなどで仕事ができるためそこまで必要としないのか、ご自身のビジネススタイルにあわせてご検討されるといいでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット
ワンストップビジネスセンターはバーチャルオフィス運営業者ですが、バーチャルオフィスのメリットだけをお伝えするつもりはありません。しっかりとデメリットも把握していただいた上で検討いただきたいと思っています。
これまでバーチャルオフィスのサービスは一般的にも認知が低く、利用していることを隠していた方も多いと思います。しかし、時代が変化し、インターネットの普及によりパソコン１つで仕事ができるようになるようになってきて、人々の意識も変化し、バーチャルオフィスを使うことも恥ずかしいことでもなく、珍しいことでもなくなりました。
あくまで私たちの考え方ですが、バーチャルオフィスを使っていることは隠すよりも隠さないほうがいいと思います。むしろ、バーチャルオフィスを使い、新しいライフスタイルで活動していることを前向きに表現していただきたいと思っています。
しかし、当然、そのような前向きな方たちだけでもないでしょうから、バーチャルオフィスのデメリットについてもまとめておきますので、ぜひ、ご自身のオフィス選びの参考にしてください。
デメリット１ ほかの会社と住所が重複してしまう
バーチャルオフィスだけでなく、レンタルオフィスもシェアオフィスもそうですが、同じ事務所スペースの住所を共有するので、ほかの会社と住所が被って重複してしまいます。ただし、一見、他社と同じ住所だと実体のないペーパー会社だと疑われたりして、嫌な感じがしますが、よく考えてみると法律に抵触はしていないし、実際の業務（執務）スペースは別のため、業務に支障があることはほとんどありません。
デメリット2 許認可や免許の申請で審査に落ちてしまう可能性がある
これは世の中のいろいろな職業があるので、すべてを把握しているわけではないですが、バーチャルオフィスの住所ですと、各種許認可手続きの管轄機関から審査が落ちてしまうケースがあるようです。ご自身の事業の所轄官庁や許認可（各種届出）については窓口に電話したり訪問したりして事前に調べるようにしましょう。ワンストップビジネスセンター利用の会員様の活用事例でいいますと、
自宅の住所・・・各種機関へ届け出。申請に利用。
バーチャルオフィスの住所・・・名刺やホームページなど営業用の住所として利用。
というように住所をうまく使い分けている方もいらっしゃるようです。
デメリット3 郵便物の受け取りに時差ができてしまう
バーチャルオフィスの住所をお役所や行政機関、各種機関に届けていますと、その住所にいろんな郵便物や宅配物などが届きます。バーチャルオフィスでは受け取り後にそれらの郵便物の転送作業を行うため、お客様のもとに届くのに多少の時差ができてしまいます。あらかじめ大切な郵便物が届くことがわかっている場合は送付先を変更してもらったり、即時転送をバーチャルオフィスに指示したり、直接バーチャルオフィスの事務所に取りに行くことで時差のデメリットを無くすことができると思います。
いまは多くの種類の書類もオンライン化でやり取りする習慣になってきましたので、より便利な状況に変わってくると思います。
デメリット4 金融機関からの評価が低い？融資やローンを受けられない？
ネットの各種メディアなどでは「バーチャルオフィスだと融資が受けられない」という記事を見ます。しかし、私たちの会員様を見ていても、バーチャルオフィスであろうとも、保証協会、日本生活金融公庫、都市銀行、地方銀行、関係なく審査を通過し、各金融機関と取引をされていらっしゃいます。金融機関から評価をいただくのに大切なの要素は社会に必要な事業を堅実に行い、利益を出すことを継続することです。それが「信用」につながります。信用ができれば、バーチャルオフィスで融資を受けることも、クレジットカードを作ることも、住宅ローンなどの各種ローンを使うこともできます。
デメリット5 社会保険に加入ができない？
これも上記の金融機関からの評価同様にネットででたらめなことがかかれていますので、注意が必要です。いまや合同会社や株式会社などの法人にとって社会保険加入は義務であり、逃れることはできません。もし、バーチャルオフィスで社会保険に入れないとしたら、社会保険に入りたくない企業はみんなバーチャルオフィスを使いますよね？国としては社会保険にはどんどん加入させたい方向ですし、あえて先方から加入を断るというのは考えにくいことですね。
バーチャルオフィスがバレるケース６つ、バレないための対処法
バーチャルオフィスを利用していることを隠したい方の場合、何よりのリスクは隠していることがバレてしまうことですね。ブログやソーシャルメディアでの発信、ネットショップの会社概要や特商法の表記などうっかりしているとGoogleなどの検索エンジンに引っかかって自分の名前がわかってしまう場合があります。そして、またバーチャルオフィスの利用がバレてしまうのはどのようなときか、また、もしバレないようにどのような対処法をするとよいか見ていきましょう。
①家族にバレる
フリーランスや会社設立など起業をするにも副業をするにも最初は家族の反対が大きかったり、面倒だったりするのでこっそり事業をスタートされる方がいらっしゃいます。当然、ホームページやソーシャルメディアで事業者情報を発信することは要注意ですが、一番バレやすいのはバーチャルオフィスに届いた郵便物の受け取り時もあるようです。バーチャルオフィスも受け取りをした荷物はお客様にお渡しするために、郵便や宅急便で転送をするか、直接お客様にお渡しするようにしています。もし、郵便物の転送先をうっかり自宅にしてしまうと、家族の方が転送された郵便を受け取ったときにバーチャルオフィスのことを知ってしまうかもしれません。
対処法→家族にバレてしまうリスクが不安な方は郵便物の転送先をビジネスパートナーの自宅住所へ設定したり、郵便物をバーチャルオフィス運営オフィスへ直接受け取りにいくような方法で対応することで、ご自宅に郵便物が届かずバレることを回避できます。
②副業で使っている場合、勤めている会社にバレる
サラリーマンで副業をされる方が一番恐れているのが、就業規則では副業禁止なのに副業をしたことがばれてしまったらどうしよう？ということもあります。副業がバレてしまったことで会社を事実上のクビになってしまったという話もよく聞きます。バーチャルオフィスに法人登記をして、自宅住所を隠したにもかかわらず、確定申告をしたために住民税が上がり、経理部経由でバレてしまうことも考えられます。
対処法→まだ事業所得の小さな規模の間は副業の名義を奥様をはじめ家族を代表に立てて、自分は黒子としてやってみるとか、ビジネスパートナーに表に立ってもらい、そのパートナーの所得にしてもらうようにしましょう。副業が大きくなってくれば、会社を辞めて独立起業することもできると思いますが、副業の収入規模が小さなうちは代理の代表を立ててやりくりをしましょう。ただし、副業の収入をあげることで代理の方の所得税や住民税などの税金も変わってしまうことが多いので、早めに税理士さんに相談するようにしましょう。
③顧客にバレる
バーチャルオフィスを運営しているとお客様のお客様が突然、お客様の会社を訪ねて来社されることがあります。バーチャルオフィスでレンタルした住所をホームページに記載しているため、その住所などを見て、近くに来たからなどという理由でお越しになるのでしょう。ひょっとしたらクレームでお越しになっているのかもしれません。
対処法→ワンストップビジネスセンターの会員様宛にご来客があった場合は、「こちらはシェアオフィスです。本日、社長は外出されていらっしゃいません。お越しになったことはお伝えさせていただきますのでお名前とご連絡先を頂戴できますか？」というような形で対応させていただきます。そのような状況でも意外にいらっしゃったお客様は驚くことなく冷静な方が多いようにお見受けします。ちなみにご訪問があった際はメールで会員様にその旨をお伝えし、お客様がお持ちになられた資料や名刺がございましたら、毎週の無料郵便転送時に同封して転送させて頂きます。
ワンストップビジネスセンターはこれまで何千社人ものご来客者様を対応させていただいておりますが、ご訪問されたお客様の反応はそんなにネガティブな感じもお見受けしないので、顧客にバーチャルオフィスだとバレることを気にされることもないと思います。
④取引先にバレる
とくにネットショップなどの物販をされているお客様に多いのですが、仕入れ元のメーカーの担当者様がバーチャルオフィスに来客をされることがあります。東京の出張や展示会にお越しになったついでにワンストップビジネスセンターに立ち寄られるのだと思います。
対処法→新しい取引先や銀行口座開設などの場合は、ご利用のビジネスアドレス（バーチャルオフィスの連絡先）とはほかに、実際の業務をしている場所の連絡先などを担当者や仕入れ元に伝え、バーチャルオフィスの利用をしていることもあらかじめ伝えておくとよいと思います。
しかし、仕入先様は当然、お客様がバーチャルオフィスを利用されていることもご存じない様子なのですが、これまでの経験上、バーチャルオフィスを使っているからマイナスになるようなことはないと思います。毎月契約通りの支払いをし、堅実な取引を重ねていくことが「信用」につながり、その結果、取引先とよい信頼関係を続けていけることが大切なようです。
⑤金融機関にバレる
バーチャルオフィスを利用していることを金融機関に黙って隠しておくことはお勧めできません。開業資金や運転資金など会社への融資などの場合は審査の一環として、金融機関の担当者の訪問などがあることが多いですし、バーチャルオフィスを使っていることでなく、「嘘をついていたこと」が審査のマイナスになりかねません。
対処法→金融機関の方々は犯罪収益移転防止法の強化によりバーチャルオフィスのこともご存知になりました。可能であれば、どんな審査のときにもバーチャルオフィスを使っていることを堂々と伝えるようにしましょう。
クレジットカードやカードローン会社の審査の場合は来社の審査はありませんが、固定電話での在籍確認が行われる場合があります。その審査が発生するような場合は、自身の携帯電話に転送するなりして、審査の際にしっかりと対応できるようにしておきましょう。
もし、バレてしまった場合は、バーチャルオフィスは会社本店や営業用の住所として活用していることや実際の業務を行う場所は自宅など別の場所にあり、その住所や固定電話の電話番号など連絡先をしっかりと伝えることで金融機関からマイナス評価を受けないようにしましょう。いまはバーチャルオフィスを使っているということだけでマイナス評価にはならないのでご安心ください。
⑥公的機関にバレる
税務署や社会保険庁など起業をしてビジネスをすると少なからずお役所などの公的機関とのお付き合いが発生します。
対処法→その場合も可能な限りは利用しているバーチャルオフィス住所や電話番号だけでなく、そのほかの拠点がある場合はそこの連絡先も届け出るようにしましょう。
官僚的な体質の組織は慣習が古いため、オンラインではなく、書類や郵便物をやり取りする傾向があります。バーチャルオフィスを使うことにより大切な書類の受け取りに時差ができてしまったり、何かの損失につながらないように、公的機関にもあらかじめ伝えることができる別の連絡先を用意するようにしましょう。それは自宅住所でも間借りしているオフィスでも知人の自宅でも緊急的な措置としては問題ありません。
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