経理業務-請求書管理の効率化のご提案

経理業務-請求書管理の効率化のご提案
　請求書管理はめんどくさい

　請求書は売上を上げた場合は得意先に売上金額を通知し代金を支払ってもらう役割を担っています。費用の支払も同じで仕入先より請求書が届きその支払期限までに代金を指定の銀行口座に支払います。(現金での支払いや支払手形を使用している業界や会社もあります)

　どの業界でもこの請求書の管理は非常に面倒で手を焼きます。

課題①-保存期限まで保存しなければならない。

　事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないことが規定されています。　(法法57、126、150の2、平23.12改正法附則14、法規26の3、59、66、67、電子帳簿保存法1～6、9、10、電子帳簿保存法施行規則1、3、4、8)
　
　原則的な保存方法は紙での保存で、電磁的記録による保存(サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存)もすることも出来ます。実際は紙で保存している場合が多く企業の歴史が長い会社は外部に倉庫を借りて段ボール箱に保存しているケースが多いです。

課題②-請求書金額を修正してしまう

　これは大企業でも良くあるケースですが、経理部以外の部署が請求書を作成する場合に控えを経理部に報告・通知しますが、後々間違いに気付きしれっと修正し経理部に報告しない場合があります。
　多くの場合、得意先から入金が有った時に気付くということになります。これはExcelで請求書を作成している場合に起こるリスクですので出来ればシステムで管理し1度発行した請求書は修正できないようにするなど修正について権限で管理する方法を考えなくてはなりません。

課題③-消し込みが大変

　私はこの入金の消し込みを上手く解決している会社を見たことは有りません。中小企業の場合、得意先の数が少ないので大して苦にはなりませんが、1か月に何百、何千という得意先を抱えている場合や不動産賃貸業を営んでいる場合などは大きな手間を取られる作業です。例えば名前が違ったり、親が振り込んだり、友達が支払ったというケースも有ります。請求書に記載がある名前で振り込んでもらわないと売掛金(未収金)は一向に減りません。


今回はこの請求書管理を楽に出来る商品をご提案いたします。

1.経理のミカタ
　

ポイント①年払いや月払いに対応

　不動産賃貸の場合、月払いにも関わらず年払いで支払ってこられる方いらっしゃいますよね。経営者としては資金繰り上まあまあ有り難い話しなのですが、経理担当者としては経過勘定管理(前受金や預り金)をしなければならないため厄介だったりします。このソフトならデータベース管理出来ます。詳しい詳細は会社ごとに違うと思うので個別に相談して頂く必要があります。不動産業の経営者や経理ご担当者の方なら使えるのではないでしょうか。

ポイント②「自動消込機能」で経理の手間は激減

　私としてはこれがお勧め機能なのですが、バーチャル口座決済を活用し自動消込を行います。これは金融機関で行われているものと類似しています。仮想口座を請求相手一人ひとりに割り当てることで消し込むシステムです。(名義で消し込むのでは無く口座番号で消し込むということ)


2.MFクラウド請求書
　

　ポイント①変換・複製の変更が簡単

　見積書 => 納品書 => 請求書 => 領収書といった変換が可能です(※納品書 => 請求書、見積書 => 請求書も可)。また、複数の納品書をまとめて1枚の請求書に変換する合算請求書を作成することもできます。大手量販店や大手百貨店では納品書控を紛失したため商品を収めたと認めてもらえず支払ってもらえなかったということが今だに有るようです。請求書以外の書類も簡単に作成出来るのは便利ですね。

ポイント②郵送作業を代行してくれる

　請求書を作成することよりも実際に印刷し封筒に入れ発送する作業も手間ですよね。このMFクラウド請求書では発送の代行を請け負ってくれるのでこの点は大変役立つと判断しました。

　上記2つの商品はクラウドを利用し請求書も電磁的記録による保存を前提としているので書類でキャビネットがパンパンになるということは無くなりそうです。しかし、やはり経営年数が長い会社の場合過去の請求書は社員が人力でスキャナー保存するしか道は無さそうです。設立してまだ間もない会社さんであれば導入する価値は有ると思いますので是非ご検討頂ければと思います。

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